A fejlesztési program közös kialakítása

Az elmúlt esztendőben indított cikksorozatunk a hatékony eszközpark működtetésének/fenntartásának legfontosabb összetevőire kívánja felhívni a figyelmet, valamint a műszaki szervezetek átfogó fejlesztésére akarunk használható ötleteket adni műszaki felső vezetőknek vagy érdeklődőknek. Míg tavaly a karbantartás illetve a műszaki szervezet felmérését tárgyaltuk, most a további lépésekre adunk ötleteket.

Hogyan érdemes a fejlesztési programot összeállítani?

Jó-e ha a tervet a kulcsemberek készen kapják?

„Ha hajót akarsz építeni, talán nem is az a legfontosabb, hogy összegyűjtsd a mérnököket és a hajóácsokat, hanem, hogy felébreszd a vágyat a végtelen után.” – Antoine de Saint-Exupéry

Megtehetnénk, hogy a korábban elvégzett (elvégeztetett) felmérés eredményeire támaszkodva, egyszerűen nekifogunk és magunk állítjuk össze a fejlesztési tervet. A hiányosságok orvoslására megfogalmazzuk a megfelelő fejlesztési feladatokat, majd azokat időrendbe tesszük, és az így nyert tervet lobogtatva, előnyeit ecsetelve igyekszünk támogatókat találni. De valljuk be, ha nekünk kellene valaki más ötletét ilyen módon befogadni, bizonyára mi is úgy éreznénk, valamint le akarnak nyomni a torkunkon…

Egységes értelmezés, közös akarat – elköteleződés

Nagyobb sikerrel kecsegtet, ha a problémák feltárásának első lépésétől kezdve, bevonjuk a folyamatba a műszaki szervezet, valamint a belső vevőt jelentő szervezet (esetenként pedig a támogató funkciók) kulcsembereit, legyenek részesei a változásnak. Mi több, mondják ki maguk, mivel elégedetlenek, értsék meg közösen, hol rejlenek lehetőségek, és tegyenek le saját fejlesztési programot az asztalra. Ez azt jelenti, hogy a változást óhajtó műszaki vezető „dobja a lovak közé a gyeplőt”? Egyértelműen nem, hiszen ahogyan a probléma feltárás is, éppúgy a legfontosabb tennivalók kimunkálása is irányított folyamatban zajlik, de azért elegendő szabadság, rugalmasság mellett. Hogyan?

1. ábra Fejlesztési területek és a kulcsemberek véleménye, és fókusz meghatározás (szavazás, piros pontok)

A kulcs a közös értelmezés és megértés, a probléma feltárás eredményeinek értő kritikával törtnő befogadása, továbbá a hangsúlyok, a fókusz közös megtalálása! Jó eredményt ígér egy olyan közös workshop – pl. a műszaki vezető facilitálása mellett – ahol az érintettek megkapják a felmérés eredményeit, amelyhez szabadon hozzáfűzhetik saját meglátásaikat, kérdéseiket, ötleteiket, aggályaikat. Ezt követően csoportos döntéstámogató módszerrel „érdemes rendet vágni” a temérdek javaslat, ötlet, vélemény, kérdés között: csoportosítsuk őket fő témák szerint, majd az egyes témákkal kapcsolatban mindenki nyilvánítson véleményt, mennyire érzi fontosnak, relevánsnak azt. Ettől a lépéstől remélhetjük a fajsúlyos problémák kiválasztását, és az érintettek elköteleződését, hogy mindenki azt érzi, azzal kívánunk foglakozni, amivel leginkább szükséges. Itt azonban még nincs fejlesztési programunk, csupán „forró témáink”.

Vázlattól a részletes cselekvési tervig

2. ábra Így kívánják bevezetni az autonóm karbantartást egy cég egyik üzemében a helyi szakemberek

A program elkészítéshez ismét adjunk picivel több szabadságot az érintetteknek, gondolják át, hogy az adott témában milyen célt kívánnak elérni, és milyen lépéseket tartanak szükségesnek ehhez. Vessék papírra, mutassák be, mondhatni „adják el” az ötletet. Kinek? Hát a változást óhajtó vezetőknek, akik az egész folyamat mozgatórugói lehetnek.

Projektvezetői aggályok

Nem fog így teljesen elkanyarodni a program attól, amit a vezető előre elképzelt, vagy amit egy tanácsadó javasolna? Néha igen, néha nem is annyira. Érdemes ilyenkor arra gondolni, hogy mikor van nagyobb esély egy programot sikerrel teljesíteni: ha elkötelezett emberek teszik a dolgukat, de más úton jutnak el a célig, mint ahogyan a vezetőjük haladna, vagy ha mindenáron a vezetői gondolkodási sémát próbálják/kell kiszolgálni, csak közben nincs bennük semmi spiritusz a változások végig vitelére?

A felméréstől a programig – összegezve

Az alábbi táblázatban röviden összefoglaljuk, kész terv „odalökése” helyett, hogyan nyerhetünk a változások iránt elkötelezett, és azt értő, felelősséget vállaló kollégákat.

A fenti módon olyan üzletfejlesztési programok indulhatnak, amibe egészen biztosan „bele fognak állni” az érintettek! Továbbá, mivel a karbantartás körül forog a gondolkodás, egészen biztosan része lesz/lehet majd egyik, vagy másik programnak a tervezett karbantartás optimalizálása, az operátori karbantartás kérdése, vagy a hibák utólagos elemzése és fejlesztések gondolatköre is. Következő cikkeinkben éppen ezeket fogjuk bemutatni.