Egy operáció költségszintje 80-90 %-ban a működési struktúrától függ és a tervezés során dől el.  A tényleges működtetés módja mindössze 10-20 %-ban befolyásoló tényező (ld. lenti ábra). Mégis, mire fókuszálnak a vállalatok?
Tapasztalataim szerint a rendelkezésre álló fejlesztési erőforrások 80-90 %-a végrehajtásra, működtetésre megy el. A működési struktúra fejlesztésére szerencsés esetben az ilyen kapacitások 10-20 %-a fordul.

1. ábra Az eredményeket meghatározó tényezők (forrás: Deming)

Mit tanulhatunk ebből?

• A vállalatok fejlesztő tevékenysége túlnyomó részt a végrehajtásra fókuszál. Úgy nevezik, költségcsökkentés és tűzoltás, jobb esetben „Kaizen” vagy folyamatos fejlődés…. Mindennapos szólam… A vezetők napi mint nap sulykolják a fontosságát, nagyítóval nyomozzák az elpazarolt összegeket, belevágnak a Lean bevezetésébe, keresik a másodperceket és a hibás mozdulatokat. Képzik a vezetőket, fejlesztik a kommunikációs és együttműködési képességeket, építik a csapatokat. A nagy képet nézve,
  

  
  a működés mindennapos fejlesztése óriási erőforrásokat emészt fel, minimális haszonnal.
  

  Nem állítom, hogy a jelenlegi operáció fejlesztésével ne lehetne elképesztő összegeket spórolni, csak léteznek sokkal hatásosabb megközelítések is.

• A termékdizájn, technológia az operáció költségszintjét 45-50 %-ban határozza meg. Legyünk őszinték, a legtöbb vállalatnál ezzel szinte nem is foglalkoznak, hiszen, mi „csak” egy összeszerelő/végrehajtó gyár vagyunk, mi beleszólásunk lenne ilyen hatalmas ügyekbe? Rengeteg. Néhány jó tanács:
  • Építsünk termékfejlesztési kapcsolatokat a központtal. Ehhez természetesen szervezet, folyamatok, intenzív kommunikáció és tény alapú érvelés (közös érdek világos bemutatása) szükséges, és persze több év. Vagyis stratégiai gondolkodás. Ha a napi operáció sürgős, de gyakran nem fontos kérdései mindig elviszik a fókuszt és az energiát, akkor az eredmények sem jönnek.
  • A legtöbb vállalat szakemberei már elérték, hogy hatásuk legyen a technológia, gépek kiválasztásába, de ez még kevés. Egy új eszköz ritkán hoz szignifikáns változást. Miért? Mert integrálni kell a folyamatokba, szervezetbe. Egy új technológia eredményes beillesztéséhez meg kell változtatni a szervezeti struktúrát, a dolgozó képzési rendszereket, a tervezési folyamatokat, a belső logisztikát, a minőségügyi rendszereket és így tovább. Tapasztalataim szerint ezekről a szempontokról gyakran elfelejtkeznek.

• A folyamatok, szervezet 35-40 %-os hatással bír a költségszintre. Ezek teljes egészében olyan tényezők, amelyeket a vállalat határoz meg, jellemzően kétféleképp. Amikor új gyárat/üzemet/gyártóterületet épít, illetve amikor teljesen újradefiniálja a saját működését. Melyek a tipikus buktatók?
  • Egy új üzem kialakításánál a jelenlegi termelést, műszaki csapatot vezető kollégákra hárul a tervezési feladat. Ezzel az a gond, hogy az ő tapasztalatuk túlnyomórészt a működtetéssel kapcsolatosa (ld. fentiek).
    

    
    Új üzemet létrehozni és egy meglévő üzemet működtetni óriási különbség.
    

    Sajnos sok olyan esetet láttam, ahol az új üzem kialakításakor gyakorlatilag a régi üzem koncepciója került új köntösbe bújtatva. Ezzel pedig sok milliárd forint megtakarítási lehetőség veszett kárba. Inkább érdemes a tervezésben, kialakításban jártas szakembereket bevonni.

  • Alakítsunk ki rugalmas, de ellenálló gyártási és kiszolgáló folyamatokat.
    

    
    A statikus, idealizált, „átlagos” igényekre és külső hatásokra tervezett gyártás soha nem működik eredményesen.
    

    A szűk keresztmetszet vándorol, a beszállítók késnek, a forecast pontatlan, a külső zavarok lavinát indítanak el. Ehelyett vizsgáljuk meg, hogy melyek a kritikus anyagok, melyek a kritikus folyamatelemek, melyek a tipikus zavarok. Csak az az operáció lesz igazán költséghatékony, amely tudatosan kezeli a sérülékenységeket, a potenciális zavaró hatásokat.

Igazán nagy költségcsökkentés a működési struktúra kialakításakor (pl. új gyár/üzem építésekor), vagy újragondolásával (pl. meglevő folyamatok, szervezet átalakítása) érhető el. Ehhez az eltérő tudásigény miatt érdemes szakértőket bevonni. Ez többlet ráfordítás az alacsonyabb működési költségekben gyorsan és sokszorosan térül meg.