Mire megoldás a T-cédulás rendszer?

• Segítségével a dolgozók könnyen, egyszerűen, gyorsan tudják jelezni problémáikat, ötleteiket, meglátásaikat.
• A T-cédulás rendszer a hibák, a hibaelőjelek, a hibagyanú, az ötletek, kezdeményezések, és a balesetveszély jelzésére szolgál. Célja, hogy ne legyen olyan hiba, hibaelőjel, ami nem kerül be a rendszerbe.

Kritériumok az információs rendszerrel kapcsolatban

• Legális, elfogadott rendszer a kis hibák jelzésére.
• Bármilyen problémát, meglátást jelezni lehessen.
• Bárki jelezhessen problémát.
• Minden jelzésnek egyértelmű tulajdonosa legyen.
• Egyértelmű legyen.
• Egyszerűen használható legyen.
• Vizuális legyen.
• Ne vesszen el probléma.
• Minden jelzett probléma nyomon követhető legyen.
• Kapjon visszajelzést a probléma jelzője.

A T-cédulás rendszer eszközei

• T-cédula: Hárompéldányos, T alakú önindigós papír. A T alak arra szolgál, hogy a T-cédulás tábla réseibe helyezve ne essen le, hanem fennakadva a helyén maradjon a cédula.

• T-cédulás tábla: A T-cédulák vezetésére szolgáló tábla. Sorai az egyes gépeket jelölik, míg oszlopai a probléma kezelésének helyzetére utalnak. Ez három kategóriát jelenthet: Észlelt problémák, Karbantartás átvette, Elhárított problémák. A táblán vezetjük továbbá az összes felvett problémát és állapotukat, hiszen nagyon fontos, hogy aki felírta, az visszajelzést is kapjon alakulásáról. Továbbá a táblára jellemzően kikerül egy kördiagram, ami mutatja, hogy hány T-cédulás jelzés született, és ebből az adott időszakig hányat hárított el a karbantartás (vagy más).

A T-cédulás folyamat

• A T-cédulás folyamatot a 1. ábra mutatja be. A folyamat első lépése, hogy a berendezés hibajelet produkál, amit a dolgozó észlel. Ezt egy T-cédula kitöltésével jelzi. A dolgozó csak a cédula felső, piros színű lapjára ír, de mivel az egész önindigós, a második (sárga) és a harmadik (zöld) lapon is megjelenik az írás. A karbantartás bizonyos időközönként (pl. hetente egyszer vagy kétszer) összeszedi a jelzett hibákról szóló T-cédulák felső lapját, ezt beviszi a műhelybe, számítógépre viszi, kiadja feladatba. A sárga és a zöld cédula átkerül a “Karbantartás átvette” oszlopba. Mikor a hiba elhárítása megtörtént, a karbantartás megkeresi a hiba gazdáját (aki jelezte), együtt ellenőrzik a feladat teljesülését, majd mindketten aláírják a sárga lapot. Ezután a karbantartás a sárga cédulát elviszi, lefűzi, tartalmát gépre viszi, a zöldet pedig átteszi a T-cédulás tábla „Elhárított hibák” oszlopába.

1. ábra A kitöltött kártyák folyamatmodellje

2. ábra A T-cédula kitöltése

A T-cédulás rendszer bevezetése

• Mint minden újat, jellemzően ezt is bizalmatlanul és félve fogadják az emberek. Ezért nagyon fontos, hogy a T-cédulás rendszer bevezetése előtt pontos ismereteket kapjanak annak működéséről, használatáról. Továbbá a T-cédulás táblákat a gépek közelében érdemes elhelyezni, hiszen ha az üzemcsarnok másik felébe kellene elgyalogolni egy kitöltés miatt, az egyrészt időveszteséget okozna, másrészt a dolgozó az esetek többségében nem venné rá a fáradtságot. Általánosságban véve az az optimális, ha a T-cédulás tábla legfeljebb 20-25 méterre található a munkavégzés helyétől.
• Lényeges, hogy a tábla kihelyezése után, ha a dolgozók veszik a bátorságot, hogy kiírjanak egy problémát, akkor azt a karbantartás azonnal vegye át és hárítsa el, mert mindenki kíváncsian várja, hogy mi lesz a fejlemény. Ha nem történik semmi, akkor hiába várjuk, hogy a gépkezelők legközelebb is jelezzék a problémát, mert úgy érzik, hogy eljátszották a bizalmukat.

A T-cédulás rendszer előnyei

• Nincs a rendszer számára elveszett probléma, előjel. Pl. nem fordulhat elő az, hogy miközben sétál az üzemben a karbantartó, szól neki a gépkezelő, hogy akadt egy kis hiba a gépen. Ezután a karbantartó kap egy telefont, majd a főnöke leszidja, és mire beér a műhelybe, már elfelejti a hibát.
• Sokkal könnyebb a gépkezelőket rávenni a használatára, mintha egy számítógépes rendszert kellene kezelniük. Pl. az egyik élelmiszeripari cégnél számítógépen lehet jelezni a hibákat, de nincs mindenkinek jogosultsága belépni. A gépkezelő szól a műszakvezetőnek, aki bejegyzi a hibát. Érezhetően nagyobb az esélye az információvesztésnek, mint a T-cédulás rendszer esetében.
• A T-cédulák átvételének és elhárításának ideje jellemzi a karbantartást is.
• Fontos motivációs eszköz. A gépkezelők még inkább magukénak érzik a gépet, izgatottan figyelik javaslataik, megfigyeléseik eredményét. Kialakul az “én hibám” (gyermekem) érzet.
• A problémák a T-céduláknak köszönhetően bekerülnek egy adatbázisba, majd főbb kategóriákba sorolhatók be. Így kiderül, hogy melyek a legjellemzőbb problémák, alapot adnak a későbbi elemzésekhez és fejlesztésekhez.
• Rengeteg dolgozói ötlet születik. Az előítéletekkel ellentétben, sokszor olyan javaslatok is készülnek, melyek a legjobb mérnököknek is büszkeségükre válnának. Pl. nem minden dolgozó vállalja fel ötleteit, hibajelzéseit. Az egyik cégnél a legtöbb és leghasznosabb T-cédulát beadott dolgozó Könyves Kálmán néven írja le észrevételeit.

• A T-cédulás rendszer is az “ismerd fel és szüntesd meg az apró zizzenéseket, és így elkerülöd a nagy robbanásokat!” alapelv megvalósításának kulcsa a TV feladatok mellett. Jellemző, hogy a kezdeti idegenkedés után igen komoly népszerűségnek örvend a termelők körében, mivel megérzik az emberek, hogy végre valahol fontosnak tartják a véleményüket. A jól bevezetett T-cédulás rendszerrel nemcsak a dolgozók profitálnak, hanem az egész cég is, mivel csökken a meghibásodások száma, javul a géppark állapota.